사회복지시설 문서 보존기간

사회복지시설을 운영하다 보면 각종 문서의 보존기간에 대한 고민이 생깁니다. 어떤 문서는 얼마나 보관해야 하는지, 언제 폐기해도 되는지 알아두면 업무 효율성을 높이고 법적 문제도 예방할 수 있습니다.

문서 보존기간의 법적 근거

사회복지시설의 문서 보존은 「공공기록물 관리에 관한 법률 시행령」 제26조에 따라 영구, 준영구, 30년, 10년, 5년, 3년, 1년으로 구분됩니다. 이 법령을 기본으로 하되, 사회복지시설은 그 특성에 맞게 문서 보존기간을 적용해야 합니다. 서울특별시사회복지협의회의 ‘사회복지시설 운영규정 표준안’에서는 일부 문서에 대해 영구 보존을 권고하고 있어 참고할 필요가 있습니다.

보존기간별 주요 문서 분류

영구 보존 문서

• 시설의 설립과 관련된 문서
• 정관, 규정, 이사회 회의록
• 채용, 복무, 퇴직 등 중요 인사 기록
• 주요 사업의 계획 및 결과 보고서

10년 보존 문서

10년 보존 문서는 공공기관 주요업무 관련 기록물로 5년 이상 참고가 필요하거나, 기관 업무 수행 내용을 증명할 필요가 있는 문서입니다. 또한 관계 법령에 따라 5~10년 동안 민·형사상 책임이나 시효가 지속되는 문서도 포함됩니다.

5년 보존 문서

• 예산·회계 관련 일반 문서
• 기관 일반 운영에 관한 문서
• 근로기준법 및 세법상 보존 의무가 있는 서류(근로계약서, 세금 관련 서류 등)

3년 이하 보존 문서

일상적인 업무 연락, 단순 행정 처리에 관한 문서는 3년 이하로 보존합니다. 1년 보존 문서는 단순 전달 사항이나 참고 자료로 활용된 후 보존가치가 낮은 문서입니다.

문서 보존 시 주의사항

보존기간의 기산일은 문서 처리가 완결된 날이 속하는 다음 해 1월 1일부터입니다. 따라서 2024년에 생산된 문서의 보존기간은 2025년 1월 1일부터 계산합니다.

또한, 개인정보가 포함된 서류는 개인정보보호법에 따라 목적 달성 후 지체 없이 파기해야 하므로, 보존기간과 개인정보 보호 규정이 충돌할 경우 더 엄격한 기준을 적용하는 것이 안전합니다.

사회복지시설에서는 문서 관리 규정을 수립하고, 각 문서별 보존기간을 명확히 하여 체계적으로 관리하는 것이 중요합니다. 이를 통해 업무 효율성을 높이고, 법적 의무를 준수하며, 필요 시 증빙 자료로 활용할 수 있습니다.